PRIVACYVERKLARING — Declaratieformulier N.S.T.

Laatst bijgewerkt: april 2026

1. GEGEVENSVERANTWOORDELIJKE

Navigators Studentenvereniging Tilburg (N.S.T.)
Contact: beheerder@nstilburg.nl


2. DOEL GEGEVENSVERWERKING

Dit formulier verwerkt uw gegevens uitsluitend voor:
- Indiening en verwerking van declaraties (kostenvergoeding)
- Communicatie over uw aanvraag
- Fraud- en spam-preventie


3. WELKE GEGEVENS VERZAMELEN WIJ?

- Persoonlijke gegevens: naam, e-mailadres, lidnummer
- Financiële gegevens: IBAN-nummer, bedrag
- Documentatie: bonnen/kvittanties (foto's, PDF's)
- Technische gegevens: IP-adres, geolocatie, aanvraagtijdstip


4. WETTELIJKE BASIS

Verwerking op basis van:
- Art. 6(1)(c) AVG: wettelijke verplichting (administratie)
- Art. 6(1)(b) AVG: contractuele verplichting (unie)


5. HOE GEBRUIKEN WIJ UW GEGEVENS?

Uw gegevens worden gebruikt door:
- De Quaestor (Administratie N.S.T.) — voor verwerking en uitbetaling
- Cloudflare — serverinfrastructuur
- Google Gmail — e-mailverzending

Dit formulier verzendt uw declaratie via e-mail. Uw IBAN, naam, bedrag en 
opmerkingen worden verzonden naar de Quaestor en CC'd naar uw eigen mailadres.


6. INTERNATIONALE GEGEVENSTRANSFERS (GDPR RELEVANT)

Uw gegevens kunnen worden verwerkt via:
- Cloudflare (US-registered, Europese datacenters)
- Google Gmail API (US-registered, US datacenters)

Deze overdrachten zijn beschermd door:
- Data Processing Agreements (DPA) met beide partijen
- Standard Contractual Clauses (SCC) volgens EU-wetgeving


7. GEGEVENSBEVEILIGING

Uw gegevens zijn beschermd door:
- TLS/SSL-versleuteling tijdens verzending
- Beperkte toegang tot servers
- Geen lokale opslag van gevoelige gegevens


8. HOE LANG BEWAREN WIJ UW GEGEVENS?

- E-mails: Bewaart in de mailbox van de Quaestor
- Logs: Tot 60 dagen (voor audit- en troubleshooting-doeleinden)
  * Logs bevatten GEEN gevoelige gegevens (geen IBAN, e-mail, of vrije-tekstvelden)
  * Logs bevatten alleen: naam, land, verzoekstatus, tijdstempel


9. UW RECHTEN

U kunt het volgende verzoeken:
- Inzage in uw verwerkte gegevens
- Correctie van onjuiste gegevens
- Verwijdering van uw gegevens (na verwerking)
- Beperking van verwerking
- Gegevensportabiliteit

Stuur verzoeken naar: beheerder@nstilburg.nl


10. COOKIES EN TRACKING

Dit formulier gebruikt:
- Cloudflare Turnstile: voor spam-preventie (optionele cookie)
- Geen analytische of trackingtechnologieën


11. VRAGEN?

Voor privacy-gerelateerde vragen, neem contact op:
E-mail: beheerder@nstilburg.nl
Organisatie: Navigators Studentenvereniging Tilburg